La mujer, identificada como Antonia María, finalmente pudo recuperar a su esclava negra, que se había escapado de su casa junto a la hija de ésta. Fue el 16 de septiembre de 1792 cuando la Real Audiencia de España culminó el proceso, con el sello del rey de España, al documento que finiquitaba el acuerdo.
Como lo está también el documento más antiguo de ellos, de 1547, el de una persona que fue juzgada por poseer unos “ídolos” en casa, sin valorar que eran parte de unos vestigios arqueológicos que resguardaba. Pero aun así, el juicio por idolatría se efectuó en la hoy ciudad de Oaxaca en contra de quien señalaban culpable “de adorar a muchos dioses”.
Dichos documentos son parte de los 217 mil expedientes —trasladados en 27 mil cajas a su nuevo recinto, en octubre de 2017— que están resguardados en un inmueble con diseño arquitectónico de vanguardia, combinado con diseño prehispánico y colonial, con alta tecnología, que incluye 180 cámaras de videovigilancia, accesos electrónicos y bóvedas semejantes a las de los bancos, climatizadas, donde se atesora la memoria de esta entidad.
El proyecto lo iniciaron el gobierno estatal y la Fundación Alfredo Harp Helú, desde hace más de un lustro, en que a través de personal de Apoyo al Desarrollo de Archivos y Bibliotecas de México (Adabi) se comenzó a rescatar el material, el cual se encontraba amontonado en el ex convento de los Siete Príncipes, en el centro de la ciudad, después se llevó a un local provisional, donde comenzó el trabajo de restauración.
El edificio está construido en muros de concreto de color ocre, que alude al color de las tierras en la región Mixteca. Cuenta con muros de 40 centímetros de espesor y algunos de ellos aligerados con piezas de poliestireno.
El acero y la madera en ventanas, puertas y mobiliario se combinan con el concreto y son estos tres elementos que conforman los acabados principales del edificio. Algunos muros en zonas específicas se enmarcan con un acabado de estuco de cal, de diversos colores y aplicados de manera artesanal, se destaca.
Aunque fue inaugurado el 9 de noviembre de 2016, por el entonces gobernador Gabino Cué, no fue sino hasta casi un año después cuando comenzó a operar.
Asimismo, documentos originales de muchas localidades, no solamente de expedientes sino mapas de fundación o planos, como del teatro Macedonio Alcalá, creado a iniciativa de Porfirio Díaz.
También, se encuentra el original de la primera legislación sobre derecho de autor, de 1814, que se estableció en Oaxaca, o actas de nacimiento de personajes ilustres, como Rufino Tamayo, José Vasconcelos, entre otros, además de actas de defunción antiguas.
Los documentos están clasificados en diversos fondos, según las administraciones gubernamentales, como Milicia, Justicia, Gobierno, Hacienda, Registro Civil, entre otros.
Actualmente, el Archivo General del Estado de Oaxaca es un organismo desconcentrado de la administración pública, con autonomía de gestión y capacidad para determinar medidas o políticas de administración de archivos en instituciones públicas.
Cuenta con 40 trabajadores que cotidianamente realizan trabajos de restauración de los documentos; en el caso de consulta, está abierto al público de lunes a viernes de ocho de la mañana a cuatro de la tarde.
En breve, en conjunto con la Biblioteca Juan de Córdova y el Centro Cultural San Pablo, montarán una exposición con otro documento histórico, el cual determina el decreto que signó Alexander Von Humboldt —considerado padre de la geografía moderna— para designar una ciudad o municipio de Oaxaca con su apellido.
Por razones geográficas y debido a que tiene vista hacia los dos océanos, además de situarse en el cinturón más breve del continente, fue escogida la comunidad istmeña de Guevea, y en ese documento se dan detalles históricos de tal determinación.
Según explica Jacobo Babines, director del Archivo Histórico, el complejo es prácticamente un búnker, al contar con vigilancia permanente en todas las áreas, a base de 180 cámaras de video; además, el área de archivos está completamente confinada y sólo personal autorizado accede a ella, mediante tarjetas electrónicas.
También, cuenta con bóvedas similares a la de los bancos, sistema de detección de humo, altas medidas de seguridad, climatización y control de humedad, entre otros.
El edificio está dividido en dos zonas, de acceso al público y de acceso solamente al personal autorizado; en el primer caso tiene una amplia sala de lectura y en el segundo se ubican tres departamentos: Repositorio, Conservación y Restauración, y Reprografía.
Tiene aproximadamente 18 kilómetros de estanterías móviles en cuatro niveles, con 51 repositorios documentales, conocidos de manera general como bodegas, pero con la debida clasificación y cuidados.
En caso de un incendio, hay sistema contra ello, pues de inmediato las puertas se sellan automáticamente, se despide un gas para eliminar fuego y se determinan las medidas para el personal, según sea el riesgo.
Se trabaja también en la construcción de una bóveda de seguridad, que se estructurará para conservar colecciones especiales; en la planta baja, de fotos y microfilme, en la segunda planta tendrá libros de gran formato, incunables, lienzos y mapas, y en el tercer nivel, obra gráfica del artista Francisco Toledo, que donó a la institución.
Detalla que una vez que el documento llega a los repositorios, tras un control complejo, debe analizarse, seleccionarse y organizarse para poder ser catalogado luego de su debida restauración; tareas especializadas, cuyas necesidades las cubre el edificio.
El proyecto contempla un espacio para los estudiosos que investigan estos acervos, para lo cual se contará con la sala especial de los investigadores.
El edificio se complementa con diversos espacios con luz natural, con fuentes propias de captación de agua pluvial, con un auditorio, aulas, las bibliotecas juvenil e infantil, sala de exposiciones y la cafetería, sin interferir en el mundo de la organización y restauración del acervo.
El director expone que aún cuando ya cuentan con el equipo necesario, el próximo año se iniciaría la fase de digitalización total, una vez que concluya el proceso de conservación, mismo que se compartiría en un portal de internet, con el que cualquier persona interesada en la memoria de Oaxaca podrá acceder desde cualquier parte del mundo.